Betriebskostenabrechnung richtig erstellen: Tipps für Vermieter!

Vermieter sind nach dem Gesetz grundsätzlich dazu verpflichtet, einmal im Jahr für ihre Mieter eine sogenannte Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Dabei gibt es neben inhaltlichen Anforderungen jedoch auch einige rechtliche Fakten, die in diesem Zuge unbedingt berücksichtigt werden müssen. Gerade Eigentümer, die ihre Immobilie selbst verwalten, werden dabei oft vor große Herausforderungen gestellt. Welche Fristen müssen eingehalten werden? Welche Nebenkosten dürfen umgelegt werden und welche nicht? Der nachfolgende Beitrag soll Aufschluss darüber geben, was Vermieter beim Erstellen einer Betriebskostenabrechnung beachten müssen und wie sie diese dabei möglichst rechtssicher und ordnungsgemäß erstellen.

Betriebskostenabrechnung richtig erstellen: Tipps für Vermieter!
In der Betriebskostenabrechnung kann der Vermieter die Kosten auf die Mieter umlegen, die regelmäßig für den laufenden Betrieb der Immobilie anfallen.

Worin unterscheiden sich Betriebskosten von den Nebenkosten?

Beim Thema Betriebskostenabrechnung werden Nebenkosten oft mit den Betriebskosten verwechselt. Nebenkosten sind dabei grundsätzlich die Kosten, die dem Eigentümer bzw. Vermieter durch die Verwaltung, Instandhaltung und den Besitz der Immobilie entstehen. Dazu zählen unter anderem Aufwendungen für Steuern, Versicherungen, Reparaturen oder den Hausmeister. Das BGB (bürgerliches Gesetzbuch) regelt dabei, dass sich der Vermieter jedoch einen Teil dieser Aufwendungen als umlagefähige Nebenkosten von seinen Mietern zurückholen kann.

Die umlagefähigen Kosten, die der Vermieter dabei letztlich auf die Mieter umlegen kann, werden als Betriebskosten bezeichnet. Daher lautet die entsprechende jährlich Abrechnung dieser Kosten auch korrekterweise Betriebskostenabrechnung.

Betriebskosten bezeichnen also den Teil der Nebenkosten, der für den Betrieb der Immobilie regelmäßig und immer wiederkehrend anfällt. Darunter zählen unter anderem regelmäßige Wartungsarbeiten von technischen Anlagen oder Versicherungen, die im Zusammenhang mit der vermieteten Immobilie stehen. Reparaturen hingegen sind keine Betriebskosten und dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden, da sie grundsätzlich immer in unregelmäßigen und unvorhersehbaren Abständen anfallen.

Welche Fristen müssen Vermieter für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung einhalten?

Vermieter müssen die Betriebskostenabrechnung grundsätzlich immer spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes beim Mieter einreichen. Belief sich die Betriebskostenabrechnung also beispielweise auf den Zeitraum vom 01. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018, muss der Vermieter diese bis spätestens zum 31. Dezember 2019 beim Mieter eingereicht haben.

Versäumt der Vermieter die Abgabefrist und reicht die Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb eines Jahres ein, hat er daraufhin auch keinen Anspruch mehr auf etwaige Nachforderungen. Steht dem Mieter hingegen ein Guthaben zu, hat dieser auch nach Ablauf der Frist weiterhin Anspruch darauf. Hat der Vermieter die Abrechnung der Betriebskosten jedoch pünktlich beim Mieter eingereicht und kann dabei entsprechende Nachforderungen geltend machen, ist der Mieter dazu verpflichtet, diese innerhalb eines Monats zu begleichen.

Hinweis:

Auch wenn ein Mieter in der Zwischenzeit ausgezogen ist, gilt die 1-Jahres-Frist für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung. Der Mieter hat in diesem Fall keinen Anspruch darauf, die Abrechnung früher beim Vermieter einzufordern.

Welchen Abrechnungszeitraum darf die Betriebskostenabrechnung nicht überschreiten?

Vermieter dürfen eine Betriebskostenabrechnung grundsätzlich nur für einen maximalen Zeitraum von 12 Monaten erstellen. Solange der Abrechnungszeitraum 12 Monate nicht überschreitet, ist es dabei vollkommen egal ob dieser vom 01. November bis zum 10. Januar oder vom 01. Januar bis zum 31. Dezember geht. Versucht der Vermieter jedoch einen längeren Zeitraum als 12 Monate abzurechnen, ist die Betriebskostenabrechnung daraufhin unwirksam. Der Vermieter hat in diesem Fall keinen Anspruch mehr auf eventuelle Nachforderungen.

Welcher Verteilerschlüssel sollte in der Betriebskostenabrechnung gewählt werden?

Vermieter müssen grundsätzlich jede umgelegte Position in der Betriebskostenabrechnung genau aufzeigen und den jeweils dazu verwendeten Verteilerschlüssel korrekt benennen. Es gilt dabei dem Mieter eine möglichst transparente, nachvollziehbare und prüffähige Betriebskostenabrechnung mit allen rechnerischen Details zu übergeben. Nur so kann letztlich auch sichergestellt werden, dass die entsprechende Abrechnung sowohl formal als auch inhaltlich ordnungsgemäß angerfertigt wurde.

Die Benennung von einzeln zusammengefassten Positionen als „sonstige Betriebskosten“ ist dabei nicht zulässig, sofern diese innerhalb der Betriebskostenabrechnung nicht weiter erläutert werden. Für eine bessere Prüffähigkeit, sollten die einzelnen Betriebskosten möglichst immer nach den entsprechend vorgebebenen Ziffern des Betriebskostenkatalogs der Betriebskostenverordnung aufgeschlüsselt werden.

Im Zuge der Betriebskostenabrechnung wird zwischen Mieter und Vermieter häufig über den jeweils verwendeten Verteiler- bzw. Umlageschlüssel gestritten. Der Verteilerschlüssel bestimmt dabei, wie die umgelegten Betriebskosten jeweils anteilig auf die einzelnen Mieter verteilt werden sollen. Vermieter haben dabei grundsätzlich mehrere Möglichkeiten, die Betriebskosten auf die entsprechenden Mieter aufzuteilen:

  • nach Wohnfläche,
  • Verbrauch,
  • Wohneinheiten oder
  • Personenzahl

Vermieter können sich dabei bereits im Mietvertrag für einen konkreten Verteilerschlüssel für die anteilige Umlage in der Betriebskostenabrechnung entscheiden. Für einige Positionen wird der Verteilerschlüssel jedoch bereits vom Gesetzgeber vorgegeben und darf nicht vom Vermieter geändert werden.

Hinweis:

Legt sich der Vermieter zum Mietbeginn für keinen Verteilerschlüssel fest, so gilt grundsätzlich immer die Umlage der Betriebskosten nach anteiliger Wohnfläche.

Besonderheit Heizkosten

Für die Heizkosten gibt das Gesetz vor, dass diese mit mindestens 50 bis maximal 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen (bei älteren Gebäuden mit 70 Prozent). Die restlichen 30 bis 50 Prozent können dabei nach dem vom Vermieter festgelegten Verteilerschlüssel auf den Mieter umgelegt werden. Kosten für Wasser und Abwasser können hingegen nur dann nach Verbrauch abgerechnet werden, wenn jede einzelne Wohneinheit im Mietobjekt über eine separate Wasseruhr verfügt.

Welche Nebenkosten können Vermieter in der Betriebskostenabrechnung auf den Mieter umlegen?

Welche Nebenkosten der Vermieter letztlich auf den Mieter umlegen kann, ist in der entsprechenden Betriebskostenverordnung geregelt. Diese listet dabei insgesamt 17 einzelne Umlagepositionen auf, die Vermieter von ihren Mietern im Zuge der Betriebskostenabrechnung zurückverlangen können.

Vermieter können jedoch grundsätzlich immer nur die Kosten umlegen, die auch entsprechend im Mietvertrag vereinbart wurden. Dabei müssen jedoch nicht alle Betriebskosten im Mietvertrag einzeln aufgezählt werden. Die allgemeine Formulierung „Betriebskosten“ umfasst dabei bereits alle üblichen umlagefähigen Nebenkosten, die in der entsprechenden Betriebskostenverordnung geregelt sind.

Umlagefähige Kosten
  • Grundsteuer,
  • Kosten der Wasserversorgung,
  • Kosten der Entwässerung,
  • Heizkosten,
  • Warmwasserkosten,
  • Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen,
  • Betrieb von Personen- und Lastenaufzügen,
  • Straßenreinigung und Müllbeseitigung,
  • Gebäudereinigung Ungezieferbekämpfung,
  • Gartenpflege,
  • Beleuchtung,
  • Schornsteinreinigung,
  • Sach- und Haftpflichtversicherungen,
  • Hausmeister,
  • Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitbandverteiler,
  • Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege,
  • sonstige Nebenkosten (z. B. Wartung von Rauchmeldern)

Die Position „sonstige Betriebskosten“ sorgt dabei häufig für Streit und Unklarheiten zwischen Mieter und Vermieter. Unter diese Kategorie fallen grundsätzlich alle zusätzlichen, nicht aufgelisteten Kosten, die ebenfalls in regelmäßigen Abständen zur Unterhaltung der Immobilie anfallen. Um dabei eventuellen Unklarheiten im Zuge der Betriebskostenabrechnung vorzubeugen, sollten Vermieter die sonstigen Betriebskosten unbedingt bereits im Mietvertrag genau benennen. Sonstige Betriebskosten sind dabei z.B.: Kosten für die Wartung von Rauchmeldern oder Feuerlöscher oder der Betrieb einer Gemeinschaftssauna.

Nicht umlagefähige Kosten

Worauf sollten Vermieter zusätzlich achten?

Bei der Erstellung einer korrekten Betriebskostenabrechnung sollten Vermieter unbedingt auf folgende inhaltliche Angaben achten:

  • Berechnungszeitraum, auf dem sich die Betriebskostenabrechnung bezieht,
  • Gesamtkosten, die sich für alle Mieter ergeben (Auflistung aller einzelnen Betriebskosten mit den dazugehörigen Einzelkosten),
  • Angabe des Verteilerschlüssels zu jeder umgelegten Kostenart,
  • Kostenanteil des Mieters an den Gesamtkosten,
  • Ausweisung des Guthabens oder von Nachzahlungen abzüglich der geleisteten Vorauszahlungen (einschl. Angabe der Frist für die Bezahlung der Nachforderungen)

Eine Betriebskostenabrechnung darf vom Vermieter bei inhaltlichen Fehlern grundsätzlich auch korrigiert werden, sofern der Mieter dadurch nicht benachteiligt wird. Hat der Vermieter jedoch Kosten zu seinem Nachteil falsch umgelegt oder sogar vergessen, diese mit in die Betriebskostenabrechnung aufzunehmen, darf er dazu im Nachgang allerdings keine weitere Nachzahlung vom Mieter verlangen.

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