Instandhaltungskosten: Definition, Höhe, Berechnung & alles zur steuerlichen Abschreibung!

Immobilieneigentümer haben neben ihren monatlichen Raten bei der Bank auch immer entsprechend wiederkehrende Instandhaltungskosten, die mit dem Erwerb einer Immobilie einhergehen. Instandhaltungskosten fallen bei der laufenden Bewirtschaftung einer Immobilie dabei immer in regelmäßigen Abständen an und müssen vom Eigentümer im Regelfall selbst getragen werden. Der nachfolgende Beitrag soll Aufschluss darüber geben, welche Aufwendungen zu den Instandhaltungskosten zählen und wie Eigentümer diese letztlich in ihrem Haushaltsplan und ihrer Kalkulation berücksichtigen sollten.

Instandhaltungskosten: Definition, Höhe, Berechnung & alles zur steuerlichen Abschreibung!
Instandhaltungskosten entstehen dabei immer dann, wenn eine Immobilie in einem funktionsfähigen und nutzbaren Zustand gehalten werden soll

Was sind Instandhaltungskosten?

Um den Wert einer Immobilie zu erhalten, muss diese in regelmäßigen Abständen entsprechend gepflegt und gewartet werden. Instandhaltungskosten entstehen dabei immer dann, wenn eine Immobilie in einem funktionsfähigen und nutzbaren Zustand gehalten werden soll. Zu den laufenden Instandhaltungskosten zählen dabei folgende vier Einzelmaßnahmen: Inspektion, Wartung, Instandsetzung und Verbesserung.

Inspektion

Die Inspektion umfasst die Überprüfung einer technischen Einrichtung, bei welcher der aktuelle Ist-Zustand der Anlage festgestellt und entsprechend dokumentiert wird. Ziel einer Inspektion ist es, die Funktionsweise einer Anlage zu überprüfen und festzustellen, ob sich diese in einem ordnungsgemäßen und funktionierenden Zustand befindet.

Wartung

Wartungsarbeiten stellen den Sollzustand einer Anlage wieder her und verzögern somit das Fortschreiten der jeweiligen Abnutzung. Zu den Wartungsarbeiten gehören unter anderem: Reinigungsarbeiten, das Überprüfen von Einstellungen, die Justierung oder das Überprüfen von Füllständen.

Instandsetzungen

Werden defekte Anlagenteile im Zuge einer Inspektion oder Wartung aufgedeckt und müssen anschließend ausgetauscht und ersetzt werden, handelt es sich hierbei um eine entsprechende Instandsetzungsmaßnahme. Eine Instandsetzung stellt somit sicher, dass sowohl der Sollzustand als auch das voll funktionsfähige Betriebsverhalten einer Anlage wiederhergestellt wird.

Die Inspektion und Wartung dienen dabei lediglich der vorherigen Beobachtung, Pflege und Hemmung des Verschleißes der Anlage. Werden in diesem Zuge jedoch abnutzungsbedingte Schäden festgestellt, müssen diese mithilfe einer entsprechenden Instandsetzung anschließend behoben werden. Typische Gründe für Instandsetzungsmaßnahmen sind dabei folgende Gebrauchserscheinungen: Abnutzung, Verschleiß, Alterung oder Korrosion.

Verbesserung

Zur baulichen Verbesserung von Gebäuden zählen unter anderem Maßnahmen, die von der Energieeinsparverordnung (EnEV) gefordert werden. Aber auch wertsteigernde Maßnahmen einer Immobilie fallen unter die Rubrik „Verbesserung“. Darunter zählen zum Beispiel Wohnraumvergrößerungen oder die Aufwertung von technischen Anlagen und der allgemeinen Ausstattung. Aber auch Modernisierungen oder energetische Sanierungen werden als entsprechende Verbesserung angesehen.

Worin unterscheidet sich die Instandhaltung von der Instandsetzung?

Die Instandhaltung beinhaltet die laufende Wartung und Pflege von bereits vorhandenen Objekten. Der Zustand der Immobilie soll damit entsprechend funktionsfähig und nutzbar erhalten bleiben. Zu den Instandhaltungskosten zählen im Regelfall kleinere Reparaturen innerhalb des Gebäudes oder einer Wohnung (z.B. Reparatur von Sanitärinstallationen). Handelt es sich bei der Immobilie um eine Wohnungseigentümergemeinschaft, muss jeder Eigentümer für die Instandhaltungskosten innerhalb der entsprechenden Wohnung selbst aufkommen.

Die Instandsetzung umfasst hingegen Maßnahmen zur Erstinstallation oder Erneuerung. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn ein zentraler Heizkessel erneuert und entsprechend ausgetauscht werden muss. Im Falle einer WEG, werden die dafür anfallenden Kosten entsprechend auf jeden Eigentümer gleichmäßig verteilt. Instandsetzungen fallen grundsätzlich immer dann an, wenn der zugesicherte und vertragsgemäße Zustand der Immobilie wiederhergestellt werden soll.

Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind im Regelfall schwer voneinander abzugrenzen. Regelmäßige Instandhaltungen dienen dem Immobilieneigentümer dabei grundsätzlich als vorbeugende Maßnahmen. Sie schützen die Immobilie vor Abnutzung, Alterung und diversen Witterungseinwirkungen. Aber auch bauliche Schäden werden durch vorbeugende Instandhaltungen größtenteils vermieden.

Der Unterschied zwischen kalkulierbaren und unerwarteten Instandhaltungskosten

Instandhaltungskosten sind für den Immobilieneigentümer im Regelfall kalkulierbare Ausgaben. Dazu zählen unter anderem Ausgaben für Steuern, Betriebskosten oder verschiedene Wartungsarbeiten. Aber auch unerwartete Kosten für z.B. Reparaturen oder Erneuerungen einzelner Anlagen zählen zu den allgemeinen Instandhaltungskosten einer Immobilie und können im Regelfall vorher nicht genau kalkuliert werden.

Unter Instandhaltungen fallen also allgemein alle im Regelfall geringfügigen Kosten der laufenden Bewirtschaftung und die höheren Kosten, die unregelmäßig für den Austausch und die Erneuerung einzelner Bauteile anfallen.

Zu den laufenden und kalkulierbaren Instandhaltungskosten einer Immobilie zählen dabei folgende Einzelkosten:
  • Grundsteuer (zählt zu den Instandhaltungskosten für Haus und Grund)
  • Müll- und Abfallgebühren
  • Abwassergebühren nach individuellem Verbrauch
  • Diverse Versicherungen rund um die Immobilie (Wohngebäudeversicherung, Hausratversicherung, Elementarversicherung)
  • Heiz-, Wasser- und Stromkosten nach individuellem Verbrauch
  • Regelmäßige Wartungsarbeiten (z.B. Wartung der Heizungsanlage)
Zu den unerwarteten und unregelmäßigen Instandhaltungskosten einer Immobilie zählen dabei folgende Einzelkosten:
  • Reparaturen und Instandsetzungen (z.B. Austausch der Heizungsanlage)

Zählen Schönheitsreparaturen zu den Instandhaltungskosten einer Immobilie?

Schönheitsreparaturen dienen im Wesentlichen nur rein optischen Zwecken und sind in aller Regel vom Mieter selbst zu tragen. Zu den Schönheitsreparaturen zählt zum Beispiel das Tapezieren und Streichen von Wänden oder das Streichen von Türen innerhalb der Wohnung. In aller Regel dienen derartige Maßnahmen nicht der Instandhaltung einer Immobilie und zählen daher auch nicht zu den Instandhaltungskosten.

Hinweis:

Nur durch eine entsprechende Klausel im Mietvertrag, kann der Vermieter Schönheitsreparaturen auch auf den Mieter abwälzen. Enthält die Klausel dabei jedoch fehlerhafte Formulierungen oder fehlt vollständig, ist der Vermieter selbst für alle Schönheitsreparaturen in den einzelnen Wohnungen verantwortlich.

Wer zahlt die Instandhaltungskosten einer Immobilie?

Die Kosten für laufende Instandhaltungen können grundsätzlich nicht auf den Mieter umgelegt und müssen im Regelfall vom Vermieter übernommen werden. Lediglich die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genannten Betriebskostenarten sind dabei auf den Mieter umlagefähig, sofern die Umlage dafür mietvertraglich geregelt wurde.

Die umlagefähigen Nebenkosten unterscheiden sich dabei prinzipiell in der Regelmäßigkeit von den nicht umlagefähigen und laufenden Instandhaltungskosten. Betriebskosten fallen in der Regel fortlaufend und in bestimmten zeitlichen Abständen, immer wiederkehrend an. Die meisten Instandhaltungskosten hingegen, fallen im Regelfall unregelmäßig und nicht fortlaufend, meist aufgrund eines einmaligen Anlasses an.

Sonderfall Wartungsarbeiten

Instandhaltungskosten in Form von Wartungsarbeiten können hingegen unter bestimmten Voraussetzungen auf den Mieter umgelegt werden. Wartungsarbeiten dienen dabei prinzipiell der Vorbeugung von Störungen an technischen Einrichtungen (z.B. Heizungsanlage). Der Vermieter kann die Kosten dafür unter folgenden Bedingungen auf den Mieter umlegen:

  • Die Wartungsarbeiten beruhen nicht auf eine bereits bestehende Störung.
  • Sie fallen in regelmäßigen und fortlaufenden zeitlichen Abständen an.
  • Die Wartungsarbeiten dienen der Überprüfung der Funktionsfähigkeit und der Betriebssicherheit der technischen Einrichtung.

Häufig tun sich Vermieter bei den Wartungsarbeiten jedoch schwer, zwischen Betriebskosten und Instandhaltungskosten zu differenzieren. Wartungen beinhalten nämlich oft auch Maßnahmen zur Instandsetzung der technischen Anlage. Entscheidend ist hierbei nämlich grundsätzlich, ob die Wartungsarbeiten nur die Pflege und die Kontrolle der technischen Anlage beinhalten oder in diesem Zuge auch entsprechende Teile aufgrund von Beschädigungen ausgetauscht werden müssen.

Ist das der Fall, muss der Vermieter die Leistungen dabei nach den umlagefähigen Kosten (z.B. Reinigung und Kontrolle der Anlage) und den nicht umlagefähigen Kosten (z.B. Einbau von Ersatzteilen) trennen. Liegt dem Vermieter dafür jedoch keine saubere Trennung z.B. in Form einer Teilrechnung vor, darf er die anteiligen umlagefähigen Kosten auch schätzen.

Oft übernimmt auch der Hausmeister entsprechende Tätigkeiten zur Instandhaltung und -setzung einer technischen Anlage. In diesem Fall muss der Vermieter auch hier bei der Vergütung entsprechend abgrenzen. Handelt es sich dabei z.B. um Reparaturarbeiten, muss er für diese anfallenden Kosten selbst aufkommen. Die Pflege der Anlage ist hingegen umlagefähig, da diese als laufende Wartung zählt und der Schadensverhinderung dient.

Sonderfall Schönheitsreparaturen, Kleinreparaturen & Modernisierung

Schönheitsreparaturen und Kleinreparaturen zählen zu den laufenden Instandhaltungskosten einer Immobilie, können allerdings mietvertraglich durch den Vermieter auf den Mieter unter bestimmten Voraussetzungen abgewälzt werden.

Das Durchführen von Schönheitsreparaturen und das Renovieren der entsprechenden Wohnräume ist prinzipiell Sache des Vermieters. Durch eine entsprechende Klausel im Mietvertrag, kann der Vermieter jedoch vertraglich vereinbaren, dass er von diesen Kosten freigestellt ist. Voraussetzung ist dabei allerdings, dass die Wohnung auch entsprechend renoviert an den Mieter übergeben oder vom Vermieter ersatzweise ein finanzieller Ausgleich für diverse Renovierungsarbeiten an den Mieter gezahlt wurde.

Vom Vermieter sind prinzipiell auch sämtliche Instandsetzungen von kleineren Schäden (auch als Bagatellschäden bezeichnet) an der entsprechenden Einrichtung der Mietsache zu übernehmen. Durch eine entsprechende Kleinreparaturklausel im Mietvertrag, können diese jedoch auch bis zu einer bestimmten Obergrenze auf den Mieter abwälzt werden. Als Obergrenze für Kleinreparaturen können dabei durchaus bis zu 100 Euro je Kleinreparatur angesetzt werden. Zusätzlich gilt, dass sich die gesamten Kleinreparaturen eines Jahres dabei auf maximal 8 Prozent der Jahresnettomiete belaufen dürfen.

Hinweis:

Ist eine einzelne Reparatur teuer als die festgelegte Obergrenze, muss der Vermieter für die gesamte Instandsetzung selbst aufkommen. Sind hingegen mehrere Kleinreparaturen in Summe teurer als die zulässige Gesamthöchstgrenze, vorausgesetzt sie liegen einzeln unter der jeweiligen Obergrenze, muss der Vermieter dabei nur den Anteil bezahlen, der über den zulässigen Gesamtbetrag liegt.

Werden an einer Immobilie hingegen Modernisierungsmaßnahmen durchgeführt, sind die Kosten dafür grundsätzlich vom Vermieter zu tragen. Dieser kann jedoch dafür unter bestimmten Bedingungen, die jährliche Miete um 8 Prozent der für die Modernisierung entstandenen Kosten auf die Mieter umlegen. Modernisierungskosten fallen prinzipiell immer dann an, wenn der Wohnkomfort durch bauliche Maßnahmen verbessert wird, Energie oder Wasser eingespart werden oder neuer Wohnraum geschaffen wird.

Können Instandhaltungskosten von der Steuer abgesetzt werden?

Grundsätzlich sind alle Instandhaltungskosten, die zur Erhaltung einer Immobilie dienen, von der Steuer absetzbar. Das gilt auch für Mieter, wenn in der Nebenkostenabrechnung haushaltsnahe Dienstleistungen abgerechnet wurden (z.B. Hausmeister oder Gartenpflege). Dafür müssen jedoch die anteiligen Personalkosten in der Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter separat ausgewiesen werden.

Instandhaltungskosten liegen hingegen nicht vor, wenn z.B. ein unbewohnbares Gebäude durch eine entsprechende Sanierung wieder bewohnbar gemacht wird. Diese Kosten zählen dann zu den sogenannten Herstellungskosten und können nur ratierlich in Form der Abschreibung für Abnutzung (AfA) steuerlich geltend gemacht werden.

Hinweis:

Baumaßnahmen, die die Grenze von 4.000 Euro (netto) nicht überschreiten, dürfen vereinfacht noch im selben Jahr als Werbungskosten geltend gemacht werden. Liegt der Rechnungsbetrag jedoch über 4.000 Euro netto, muss dieser Betrag ratierlich in einem Zeitraum von bis zu 50 Jahren abgeschrieben werden.

In welchen zeitlichen Abständen fallen Instandhaltungskosten an?

Aus der Praxis ergibt sich, dass Instandhaltungen immer in bestimmten zeitlichen Abständen notwendig werden. Welche konkreten Instandhaltungskosten dabei jedoch fällig werden, hängt grundsätzlich von mehreren Faktoren wie Alter, Bauweise oder dem Standort der Immobilie ab. Dazu folgenden Beispiele:

BauteileZeitintervall
Tapeten und Anstriche (Innenbereich)nach 5 bis 15 Jahren
Fußbodentextilbeläge (Innenbereich)nach 5 bis 15 Jahren
Heizkessel und -thermennach 15 bis 30 Jahren
Kunststoffbodenbeläge (Innenbereich)nach 15 bis 30 Jahren
Heizungsanlagennach 20 bis 30 Jahren
Außenputz, Fenster und Außentürennach 30 bis 50 Jahren
Dacheindeckungen und Dachanschlüssenach 30 bis 50 Jahren
Elektroinstallationsnetz mit Dosen und Schalternnach 30 bis 50 Jahren
Fliesenbeläge (Innenbereich)nach 30 bis 50 Jahren

Instandhaltungsrücklage: Wieviel Puffer macht Sinn?

Besitzt man eine Eigentumswohnung, ist man als Mitglied einer Eigentümergemeinschaft nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) dazu verpflichtet, entsprechende Instandhaltungsrücklagen über ein von der Verwaltung festgelegtes Hausgeld zu bilden.

Für Haus- und Immobilienbesitzer besteht eine derartige Verpflichtung hingegen nicht. Um jedoch auf eventuell unregelmäßige Instandhaltungskosten vorbereitet zu sein, sollten entsprechende Rücklagen eigenverantwortlich gebildet werden. Doch wieviel sollten sich Immobilieneigentümer für zukünftige Instandhaltungen zur Seite legen? Dazu gibt es prinzipiell drei Berechnungsvarianten, die Hausbesitzer für ihre Rücklagenkalkulation verwenden können.

▷ Instandhaltungsrücklagen gemäß der 2. Berechnungsverordnung des Wohnungsbaugesetzes:

Die Berechnungsverordnung verwendet als wichtigstes Kriterium für die Bildung von Instandhaltungsrücklagen das Alter der Immobilie. Dabei gelten folgende Richtwerte:

Bezugsfertigkeit der Wohnungen bzw. des HausesInstandhaltungsrücklage
Wohnungen, deren Bezugsfertigkeit am Ende des Kalenderjahres weniger als 22 Jahre zurückliegt7,10 Euro pro Jahr/Quadratmeter
Wohnungen, deren Bezugsfertigkeit am Ende des Kalenderjahres mindestens 22 Jahre zurückliegt9,00 Euro pro Jahr/Quadratmeter
Wohnungen, deren Bezugsfertigkeit am Ende des Kalenderjahres mindestens 32 Jahre zurückliegt11,50 Euro pro Jahr/Quadratmeter

▷ Instandhaltungsrücklagen gemäß dem Verband Privater Bauherren (VPB):

Der Verband Privater Bauherren (VPB) hingegen, vernachlässigt bei der Berechnung der Instandhaltungsrücklage das Alter der Immobilie. Er empfiehlt Hausbesitzern für zukünftige Instandhaltungskosten mindestens 1 Euro pro Monat/Quadratmeter einzukalkulieren. Zum Beispiel:

ParameterKennzahlen
Art der ImmobilieMehrfamilienhaus
Wohnfläche200,00 m²
Instandhaltungsrücklage gem. VPB1 EURO pro Monat/Quadratmeter
Instandhaltungsrücklage pro Monat200,00 EURO
Instandhaltungsrücklage pro Jahr2.400 EURO

▷ Instandhaltungsrücklagen gemäß der Petersschen Formel:

Die Peterssche Formel besagt, dass innerhalb von 80 Jahren nach Herstellung einer Immobilie, dass 1,5-fache der ursprünglichen Herstellungskosten (ohne Grundstücks- und Erschließungskosten) an Instandhaltungskosten anfällt. Diese Methode lässt sich im Regelfall am besten für Neubauimmobilien anwenden. Bei älteren Gebäuden ist die Berechnung hingegen schwieriger, da sich dort die Herstellungskosten oft nur schwer ermitteln lassen.

Zum Beispiel:

Die Herstellungskosten einer Immobilie lagen im Jahre 2010 bei 250.000 Euro. Nach der Petersschen Formel fallen für die laufenden Instandhaltungskosten der Immobilie jährlich 4.687,50 Euro an (250.000 Euro x 1,5 / 80 Jahre).

Instandhaltungsrücklage bei Wohnungseigentümergemeinschaften

Die Instandhaltungsrücklage dient einer Hausgemeinschaft als Ansparrücklage für die Deckelung zukünftiger Instandhaltungskosten. Bei einer Eigentümergemeinschaft darf die entsprechende Instandhaltungsrücklage dabei ausschließlich auch nur für Instandhaltungsmaßnahmen und zu Instandsetzungszwecken verwendet werden.

Im Falle des Verkaufs einer Wohnung, wird dem Verkäufer die angesparte Instandhaltungsrücklage nicht ausgezahlt, da diese zum jeweiligen Verwaltungsvermögen gehört. Die Höhe der Instandhaltungsrücklage wird im Regelfall nicht nur vom Eigentümer selbst bestimmt, sondern gemeinschaftlich in einer Wohnungseigentümerversammlung abgestimmt und im Wirtschaftsplan entsprechend festgehalten. Die Höhe der einzelnen Instandhaltungsrücklagen richten sich dabei hauptsächlich nach der anteiligen Größe (in Quadratmeter) der jeweiligen Wohnungen an der Gesamtfläche der Immobilie.

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