Der Verkauf einer Immobilie ist für viele ein aufwendiges und umfangreiches Vorhaben, bei dem die meisten (Noch)Eigentümer schnell den Überblick verlieren. „Welche Unterlagen werden beim Verkauf einer Immobilie benötigt?“ ist dabei die häufigste Frage von Eigentümern, die ihre Immobilie möglichst stress- und sorgenfrei verkaufen wollen. Im nachfolgenden Beitrag erfahren Sie, welche Dokumente und Unterlagen beim Hausverkauf benötigt werden und wo sie diese gegebenenfalls im Nachhinein herbekommen.

Welche Unterlagen werden beim Verkauf einer Immobilie benötigt?
Welche Unterlagen beim Verkauf einer Immobilie benötigt werden, hängt unter anderem davon ab, ob es sich um eine einfache Immobilie, eine Mietimmobilie oder um eine Eigentumswohnung handelt.
Allgemeine Unterlagen

DokumentWoher?Anmerkungen
AbnahmebescheinigungZuständige Baubehörde, vorheriger Eigentümer, eigene UnterlagenIm Regelfall nur bei neueren Gebäuden
Aktueller GrundbuchauszugAmtsgerichtNicht älter als drei Monate
Auflistung/Übersicht über alle Modernisierungen bzw. Sanierungen der ImmobilieVorheriger Eigentümer, eigene UnterlagenDatum, Maßnahme und Rechnung
Auszug aus dem AltlastenverzeichnisAltlastenkataster beim UmweltamtNicht älter als drei Monate
Auszug aus dem BaulastenverzeichnisStadt/GemeindeNicht älter als drei Monate
Auszug aus der Flurkarte/LiegenschaftskatasterKatasteramt der GemeindeNicht älter als drei Monate
Baubeschreibung mit allen wichtigen DatenVorheriger Eigentümer, eigene UnterlagenBaujahr, Ausstattung, Konstruktion etc.
BaugenehmigungZuständige Baubehörde, vorheriger Eigentümer bzw. eigene UnterlagenNicht unbedingt erforderlich
BaupläneZuständige Baubehörde, vorheriger Eigentümer bzw. eigene UnterlagenGrundrisse, Schnitte, Ansichten, Lageplan
BauvertragVorheriger Eigentümer, eigene UnterlagenNicht unbedingt erforderlich
BebauungsplanStadt/Gemeinde
EnergieausweisVorheriger Eigentümer, eigene Unterlagen, NeuanfertigungVerbrauchs- oder Bedarfsausweis
ErbpachtverträgeVorheriger Eigentümer, eigene Unterlagen
ExposéMakler, eigene UnterlagenZusammenfassung wichtigster Daten der Immobilie
FotodokumentationMakler, eigene UnterlagenInnen und außen, ggf. Luftbilder
GarantieurkundenVorheriger Eigentümer, eigene Unterlagen, Ausführende Baufirma
GebäudeversicherungspoliceVersicherer, eigene UnterlagenAktuell gültige
Gebrauchsanleitung, Wartungsverträge und Wartungshinweise für alle technischen GeräteVorheriger Eigentümer, eigene Unterlagen, Ausführende Baufirma
GrundsteuerbescheidVorheriger Eigentümer, eigene Unterlagen, Stadt/GemeindeAktuell gültiger
Informationen über alle eingetragenen GrundpfandrechteGrundbuchauszugz.B. Grundschuld oder Wohnrecht
MängellisteEigene Unterlagen, Immobiliengutachter
Nachweis über DenkmalschutzbestimmungenVorheriger Eigentümer, eigene Unterlagen, Denkmalschutzbehörde
Notarieller KaufvertragsentwurfZuständiger Notar
Unterlagen zur Prüfung des Schornsteins und der HeizungsanlageVorheriger Eigentümer, eigene Unterlagen, Ausführende Baufirma
VerkehrswertermittlungNeuanfertigungErtrags- Sach- oder Vergleichswertverfahren
WohnflächenberechnungVorheriger Eigentümer, eigene Unterlagen

Zusätzliche Unterlagen beim Verkauf von vermieteten Immobilien

DokumentWoher?Anmerkungen
Informationen zu laufenden Rechtstreits mit MieternEigene Unterlagen
Informationen zu MietrückständenEigene Unterlagen
Information über bestehende MietminderungenEigene Unterlagen
MieterlisteEigene UnterlagenName, Etage, Ausrichtung, Wohnfläche, Kaltmiete, Nebenkosten, Mietkaution
MietverträgeEigene Unterlagen
Nebenkostenabrechnungen Eigene UnterlagenLetzten drei Jahre
VerwaltungsvertragEigene Unterlagen

Zusätzliche Unterlagen beim Verkauf von Eigentumswohnungen

DokumentWoher?Anmerkungen
TeilungserklärungHausverwaltung, eigene Unterlagen
AbgeschlossenheitserklärungHausverwaltung, eigene Unterlagen
GemeinschaftsordnungHausverwaltung, eigene Unterlagen
Wirtschaftsplan mit InstandhaltungsrücklagenHausverwaltung, eigene Unterlagen
WohngeldabrechnungenHausverwaltung, eigene Unterlagen

Das Exposé: Die Vorbereitung für den Immobilienverkauf

Damit potentielle Kaufinteressenten zunächst auf die Immobilie aufmerksam werden, sollte im Vorfeld zu aller erst ein aussagekräftiges Exposé mit allen wichtigen Eckdaten und Informationen zur Immobilie erstellt werden. Ein Exposé soll dabei in erster Linie das Interesse der potentiellen Käufer für das Objekt wecken. Für ein aussagekräftiges Exposé sollten dabei folgende Unterlagen vorliegen:

  • Bauzeichnungen (Grundrisse, Ansichten, Schnitte)
  • Berechnung der Wohnfläche
  • Baubeschreibung mit allen wichtigen Daten (Baujahr, Ausstattung, Konstruktion etc.)
  • Energiewerte aus dem Energieausweis
  • Fotodokumentation (innen und außen und ggf. mit Fotos von den einzelnen Wohneinheiten)

Verkehrswertermittlung: Die Grundlage beim Immobilienverkauf

Eine professionelle und detaillierte Verkehrswertermittlung sollte die Grundlage jedes Immobilienverkaufs sein. Der Verkäufer hat dabei grundsätzlich mehrere Möglichkeiten, den Wert seiner Immobilie zu ermitteln:

  • Ertragswertverfahren: Das Ertragswertverfahren berücksichtigt bei der Berechnung des Verkehrswertes die Mieteinnahmen, die der Eigentümer bei einer Vermietung der Immobilie erzielen würde. Im Fokus steht dabei der mögliche Gewinn, der mit der Immobilie als Kapitalanlage erzielt werden könnte.
  • Vergleichswertverfahren: Beim Vergleichswertverfahren leitet sich der Wert der Immobilie aus dem Wert vergleichbarer Immobilien Da jedoch nicht immer vergleichbare Objekte zur Verfügung stehen, sind einzelne Bewertungsparameter dabei gegebenenfalls mit entsprechenden Zu- und Abschlägen zu versehen.
  • Sachwertverfahren: Der Sachwert einer Immobilie wird aus dem Bodenwert und dem Gebäudesachwert berechnet und anschließend mit einem Marktanpassungsfaktor Die Grundlage des Gebäudesachwerts bilden dabei die ursprünglichen Herstellungskosten der Immobilie, abzüglich einer rechnerischen Alterswertminderung.

Durch die Ermittlung des Verkehrswerts der Immobilie, weiß der Verkäufer letztlich, was er für das Haus oder die Wohnung verlangen kann.

Unterlagen beim Immobilienverkauf: Der Besichtigungstermin

Da Immobilienverkäufer bei einem Besichtigungstermin häufig mit Fragen konfrontiert werden, die sich nicht auf Anhieb beantworten lassen, empfiehlt es sich hierbei einige bestimmte Unterlagen immer griffbereit zu haben. So kann auf Rückfragen schneller eingegangen werden und die potentiellen Immobilienkäufer können sich ein besseres Bild von der Immobilie verschaffen. Folgende Unterlagen sollten daher grundsätzlich bei jedem Besichtigungstermin vorhanden sein:

  • Amtliche Flurkarte
  • Grundbuchauszug
  • Bauzeichnungen
  • Wohnflächenberechnung
  • Energieausweis
  • Auflistung/Übersicht über alle Modernisierungen bzw. Sanierungen an der Immobilie mit Datum und Maßnahme
  • Mieterliste (bei Verkauf einer vermieteten Immobilie)
  • Wirtschaftsplan (nur bei Verkauf einer Eigentumswohnung)
  • Teilungserklärung (nur bei Verkauf einer Eigentumswohnung)

Welche Unterlagen werden bei vermieteten Immobilien benötigt?

Bei vermieteten Immobilien sind dem Kaufinteressenten im Regelfall zusätzliche Unterlagen vorzuzeigen. Da es bei Mietimmobilien fast ausschließlich um die Rentabilität geht, stehen hier vor allem die Mieteinnahmen im Vordergrund.

Am wichtigsten sind hierbei die aktuellen Mietverträge, die Betriebskostenabrechnungen der letzten drei Jahre und bei Eigentumswohnungen der aktuelle Wirtschaftsplan mit Angabe zur Höhe der Instandhaltungsrücklage und die sogenannte Teilungserklärung. Aber auch bestehende Verwalterverträge und Wartungsverträge der technischen Anlagen sind für den potentiellen Käufer im Regelfall wichtig.

Unterlagen beim Immobilienverkauf: Was benötigt der Notar?

Der Verkauf eines Grundstücks, einer Immobilie oder einer Eigentumswohnung ist grundsätzlich nur mit Abschluss eines notariellen Kaufvertrags rechtskräftig. Im Regelfall wählt dabei der Käufer den Notar aus, welchem anschließend durch den Verkäufer alle für die Erstellung des Kaufvertragsentwurfs erforderlichen Unterlagen übermittelt werden.

Der Entwurf des Kaufvertrags wird den Vertragsparteien dabei in aller Regel mindestens zwei Wochen vor dem eigentlichen Notartermin zugestellt. Bevor jedoch der endgültige Kaufvertrag angefertigt werden kann, müssen die wesentlichen Vertragsinhalte vorab geklärt und dem zuständigen Notar anschließend übermittelt werden. Dazu gehören unter anderem folgende Punkte:

  • Kaufpreis der Immobilie
  • Zahlungstermin und eventuell weitere Zahlungsmodalitäten
  • Umgang mit bestehenden Verbindlichkeiten des bisherigen Eigentümers. Dabei wird im Regelfall vereinbart, dass die bestehenden Grundschulden oder Hypotheken gelöscht werden.
  • Diverse Nebenabreden (z.B. Übernahme von Einrichtungsgegenständen wie Einbauküchen oder diverse Einbaumöbel)
  • Übergabetermin der Immobilie
  • Einrichtung eines Notaranderkontos

Unterlagen beim Immobilienverkauf im Detail

Grundbuchauszug

Ein aktueller Grundbuchauszug wird bei jedem Immobilienverkauf benötigt. Dieser sollte jedoch im Regelfall nicht älter als drei Monate sein. Eigentümer erhalten einen aktuellen Grundbuchauszug immer vom Grundbuchamt des zuständigen Amtsgerichts, in dessen Bezirk die Immobilie liegt. Ein Grundbuchauszug muss dabei grundsätzlich nicht beglaubigt sein und kostet im Regelfall zwischen 20 bis 30 Euro.

Es ist zwar üblich, dass der Notar vor der Beurkundung des Kaufvertrags Einsicht in das Grundbuch nimmt, Verkäufer sollten dennoch alle Eintragungen vorab selbst überprüfen. So kann früh genug eingeschätzt werden, ob eventuelle Lasten und Beschränkungen oder etwaige Grundpfandrechte (z.B. eingetragenes Wohnrecht) beim Verkauf der Immobilie berücksichtigt werden müssen.

Flurkarte/Liegenschaftskataster

Die Flurkarte (auch Liegenschaftskataster genannt) bildet zusammen mit dem Grundbuch eine Einheit. Die Flurkarte zeigt dabei die Lage und Grenzen des Grundstücks im Verbund mit allen benachbarten Grundstücken auf. Eigentümer erhalten einen Auszug aus der Flurkarte in aller Regel beim zuständigen Katasteramt der Gemeinde

Grundsteuerbescheid

Mithilfe eines Grundsteuerbescheids erhält der potentielle Immobilienkäufer einen Überblick über die Höhe der jährlich anfallenden Grundsteuer.

Gebäudeversicherung

Zum Schutz des Gebäudes vor Strom-, Hagel- oder Wasserschäden besitzt im Regelfall jeder Hauseigentümer eine Gebäudeversicherung. Sofern diese nach der Eigentumsüberschreibung nicht vom Erwerber gekündigt wird, übernimmt er diese automatisch zu den gleichen Bedingungen. Finanziert der Käufer die Immobilie über ein Darlehen, verlangt die Bank im Regelfall zur Sicherheit einen Nachweis einer Gebäudeversicherung.

Baupläne

Eine der wichtigsten Unterlagen beim Immobilienverkauf sind die Grundrisse der Immobilie. Damit kann der potentielle Käufer die Aufteilung der Räumlichkeiten nachvollziehen und erhält einen ersten Überblick. Sind von der Immobilie keine Unterlagen vorhanden, können diese im Regelfall beim zuständigen Bauamt eingeholt werden. Da Kaufinteressenten eine Immobilie im Regelfall für ihre eigenen Bedürfnisse umbauen wollen, können sie sich anhand der Baupläne einen Überblick darüber verschaffen, ob das Objekt für diese Zwecke geeignet ist.

Energieausweis

Immobilienverkäufer sind gesetzlich dazu verpflichtet, jedem Kaufinteressenten bei der Besichtigung ihrer Immobilie einen Energieausweis zu übergeben. Dieser informiert über die entsprechende energetische Beschaffenheit des Objekts und ermöglicht so den einfachen Vergleich mit anderen Objekten. Ein Energieausweis ist grundsätzlich bei jedem Wohnungs- oder Hausverkauf Pflicht. Ob dabei jedoch ein Bedarfsausweis oder ein Verbrauchsausweis benötigt wird, hängt von der entsprechenden Immobilie ab.

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